Graymail menjelaskan pesan email yang umumnya tidak diinginkan, tetapi tidak sesuai dengan definisi spam. Tidak seperti spam, graymail menyertakan pesan dari mailing list dan buletin yang telah Anda daftarkan secara sah untuk diterima. Seiring waktu, pesan-pesan ini dapat mulai mengacaukan inbox (kotak masuk) Anda dan dapat dengan mudah disalahartikan sebagai spam.
Istilah "graymail" diciptakan oleh tim Microsoft Hotmail pada tahun 2011, ketika perusahaan memperkenalkan metode baru untuk menyaring pesan yang masuk. Graymail berbeda dari spam dalam hal berikut:
- Email diminta. Anda meminta untuk menerima greymail dengan memilih ikut serta, baik secara langsung maupun tidak langsung. Misalnya, metode langsung adalah berlangganan mailing list. Metode tidak langsung adalah memberikan alamat email Anda saat Anda mendaftar ke website e-commerce.
- Emailnya sah. Pesan Graymail dikirim oleh sumber tepercaya yang menghargai hubungannya dengan penerima. Pesan biasanya berisi opsi berhenti berlangganan, yang dihormati oleh pengirim.
- Konten email ditargetkan untuk pengguna tertentu. Pesan Graymail umumnya berisi konten yang khusus untuk minat Anda. Meskipun email mungkin menyertakan teks yang mirip dengan pesan spam, seperti penawaran dan promosi khusus, penawaran tersebut ditujukan kepada Anda dan pengguna tertentu lainnya.
Berdasarkan penelitian Microsoft, buletin dan penawaran khusus membuat sebagian besar pesan di kotak masuk rata-rata pengguna. Dengan mengidentifikasi pesan-pesan ini sebagai graymail, Hotmail dapat memfilternya dengan tepat. Ini termasuk memindahkan buletin ke kategori "Newsletter" tertentu dan menyediakan alat "Schedule Cleanup" yang memindahkan atau menghapus promosi email yang kedaluwarsa.